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CONCILIA flow
 
Quando modifico il valore della pratica l'importo dovuto dalle parti si modifica automaticamente?
Si, ma devi cliccare sulla funzione aggiorna importo parti per avere l'importo nuovo.
 
Cosa gestisce CONCILIA flow ?
CONCILIA flow è il gestionale completo dell’organismo di mediazione. Gestisce i fascicoli delle pratiche dal momento della presentazione dell’istanza fino alla sua conclusione, e ne facilita la gestione dell’iter.

Gestione dei fascicoli delle pratiche e loro iter
Gestione del registro degli affari di mediazione
Scadenziario sui tempi della procedura
Gestione calendario orari disponibilità per incontri di mediazione
Gestione degli incontri di mediazione e visualizzazione mediante planning settimanale
Gestione dei rinvii, aggiornamenti, cancellazioni degli incontri.
Gestione delle proposte del mediatore
Gestione degli esiti della procedura
Gestione anagrafiche semplificate con suggerimento di codice fiscale e di cap.
Gestione dei centri di interesse e dei ruoli dei rappresentanti
Gestione documentale nel fascicolo della pratica con classificazione dei documenti
Registrazione documenti ingresso/uscita
Gestione automatica degli importi dovuti dalle parti, e relativi incassi ed emissione fatture.
Gestione automatica degli importi dovuti al mediatore, e relativi pagamenti e ricezione fatture
Gestione di riduzioni di importi rispetto alle tariffe per classi di utenti, sia in percentuale che in valore assoluto.
Situazione incassi/pagamenti sulla singola pratica e sull’insieme delle pratiche.
Simulatore di tariffe per verificare gli importi dovuti per le procedure
Produzione automatica della modulistica (lettere, comunicazioni, verbali)
Report e statistiche sulle pratiche e sui mediatori corredate da grafici sull’andamento
Report e statistiche sui tempi di evasione delle pratiche
Report e statistiche sugli incassi e sui pagamenti
Gestione dell’elenco mediatori, tirocinanti, ausiliari, esperti, altri soggetti, e relative specializzazioni
Produzione dei report sulle pratiche gestite e incontri effettuati per mediatori e tirocinanti.
Gestione delle regole di turnazione dei mediatori
Gestione calendario orari disponibilità mediatori
Gestione fatturazione per nome e per conto dei mediatori
Gestione dei consulenti/procacciatori e relative retrocessioni
Gestione delle spese sulla procedura e sulla sede
Invio telematico mensile dei dati statistici al portale DG-STAT del Ministero della Giustizia.
Produzione dei report per comunicazione dati per credito di imposta.
Specializzazione procedura per materia (condominio, danni da circolazione, responsabilità medica, etc)



Possibili configurazioni:

Modalità: monosegreteria (una sola segreteria e una sola sede, oppure anche più sedi ma senza necessità di avere statistiche per sede).
Monosegreteria multisede (una sola segreteria che gestisce anche più sedi senza accesso selettivo al gestionale da parte delle stesse).
Monosegreteria multisportello (una sola segreteria presso la sede centrale che gestisce più sedi/sportelli con accesso selettivo al gestionale da parte delle stesse tramite relativo cruscotto).
Multisegreteria (una segreteria completa presso ogni sede periferica).
Multisegreteria multisede (una segreteria presso ogni sede periferica ciascuna delle quali può gestire a sua volta più sedi periferiche a lei riferibili, senza accesso selettivo al gestionale da parte delle stesse).
Multisegreteria multisportello (una segreteria presso ogni sede periferica ciascuna delle quali può gestire a sua volta più sedi/sportelli con accesso selettivo al gestionale da parte delle stesse tramite relativo cruscotto).

Nelle configurazioni multi sede/multi sportello sono inoltre disponibili le seguenti funzionalità:

Gestione ripartizione incassi sede principale/sedi periferiche/responsabili sedi
Associazione mediatori-sedi dove svolgono le attività di mediazione
Gestione calendario orari disponibilità sede

I dati e i documenti inseriti sono riservati agli operatori che gestiscono le procedure. L’operatore può accedere al servizio tramite due modalità:
• autenticazione con username e password. L’accesso al servizio è protetto dalla connessione SSL (Secure Socket Layer);
• autenticazione con smart card. L’accesso al servizio è protetto dalla connessione SSL, che garantisce anche il riconoscimento del certificato e la protezione del PIN della Smart Card.

Possibilità di interfacciamento: Si può interfacciare con servizi per inoltrare in automatico documentazione tramite, ad esempio, FAX, SMS, PEC , e altri sistemi.

CONCILIA flow LIGHT: E' disponibile anche la versione CONCILIA flow LIGHT, con costi ridotti, per organismi che hanno poche procedure annuali, o che vogliono partire gradualmente con gli investimenti.
 
E' possibile modificare il numero di registrazione della pratica nel registro degli affari di mediazione?
Solo con l'autorizzazione dell'amministratore con apposita password.
 
Che differenza c'è tra numero di pratica (procedura) e numero di registrazione (nel registro degli affari di mediazione)?
Il numero di pratica o procedura è il numero assegnato automaticamente dal sistema al momento del primo inserimento dell'istanza sul sistema stesso.
Il numero di registrazione invece è il numero di registrazione nel registro degli affari di medizione (richiesto anche dal Ministero) e può avvenire anche in un secondo momento rispetto alla prima informatizzazione dell'istanza.
Esempio una istanza pervenuta può essere informatizzata, e gli viene assegnato un numero di pratica (procedura). Poi non segue il pagamento delle spese di avvio, per cui il procedimento di mediazione non ha inizio e non viene registrata nel registro degli affari di mediazione.
 
Quale è la procedura di informatizzazione delle istanze in sintesi?
Prima di tutto controllare che siano presenti in anagrafica tutti i soggetti coinvolti nell'istanza, attivanti, convenuti, rappresentanti.
Questo si può fare dalla ricerca rapida persone e si inseriscono quelli mancanti.
Dopo di che dalla parte attivante o dalla parte convenuta si crea la pratica associando la controparte in basso.
Tutto il resto, a partire dall'assegnazione dei rappresentanti, si fa dalla pratica.
 
Che differenza c'è tra incassi e pagamenti?
Gli incassi sono quelli che l'organismo di mediazione percepisce dalle parti.
I pagamenti sono quelli che l'organismo di mediazione effettua verso i conciliatori.
 
Viene calcolato anche l'importo dovuto al conciliatore per la specifica pratica?
Si, anche in questo caso con l'apposita funzione "Aggiorna Importo Conciliatore".
 
A cosa serve il comando "salva" sui moduli?
Il comando salva serve per inserire in automatico un modulo compilato automaticamente nel fascicolo della pratica, senza doverso scaricare, salvare e ricaricare con l'upload.
 
Come faccio a inserire nella pratica la documentazione arrivata ?
E' sufficiente digitalizzare la documentazione, dopo di che con il comando "Inserisci nuovo documento" si possono inserire tali documenti sulla pratica stessa, indicando anche la data di quando tali documenti sono arrivati.
 
Come faccio ad eliminare per sempre parti e conciliatori che ho inserito erroneamente?
Andare sulla persona da eliminare, e cliccare su Cambia Stato, portandola nello stato da eliminare.
Provvederanno gli amministratori ad eliminarli. Comunque quando sono in quello stato non sono più richiamabili dalle pratiche, anche se non venissero eliminati.
 
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