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CONCILIA meet
 
Cosa gestisce CONCILIA meet ?
CONCILIA meet è l’ambiente per lo svolgimento degli incontri di conciliazione on line per l’organismo di mediazione. Consente, in modo semplice, di effettuare un incontro di conciliazione anche se le parti, i loro rappresentanti, e il conciliatore sono geograficamente a distanza, con strumenti di comunicazione chat audio e video. E' possibile scegliere la modalità di dialogo più adatta sia asincrona (messaggi), sia sincrona (chat, audio, video). Non sono necessari software installati sui computer degli utenti. E' sufficiente il browser, il collegamento ad internet, eventualmente microfono e cuffie per l'audio, e la webcam per il video.

Specializzata per incontri on line delle procedure di mediazione. Possibilità di gestire stanze virtuali fino a 6 persone che possono vedersi in contemporanea. Gestisce situazioni di co-mediazione, scambio dei verbali, sessioni private.

Funzionalità gestionali per l’organismo:
Predisposizione della stanza virtuale e gestione dei permessi utenti
Gestione dei ruoli mediatore, parti, rappresentanti, tirocinanti, co-mediatori, etc
Predisposizione automatica lettere di comunicazione delle credenziali di accesso
Prenotazione e conferma degli incontri di conciliazione
Aggiornamento e rinvio degli incontri di conciliazione
Gestione degli esiti e delle statistiche sugli incontri on line

Caratteristiche della stanza virtuale e funzionalità durante l’incontro:
Stanze di conciliazione virtuale fino a 6 persone
Funzionalità asincrone: scambio di messaggi/documenti.
Funzionalità sincrone: dialoghi chat/audio/video
Posizionamento del mediatore in posizione virtuale baricentrica rispetto alle parti.
Coesistenza nella stessa stanza di utenti con strumentazione diversa
Regia per il mediatore per la gestione dell’incontro
Conteggio delle sessioni private con relativi tempi
Scambio documenti durante le sessioni
Zoom in e out sui soggetti che stanno parlando
Monitoraggio livelli audio
Verifica della qualità e della banda connessioni utenti
Messaggi di sistema di segnalazione
Messaggi sonori di avviso eventi
Notifiche email
Multilingua (italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo)

Inoltre:
Verifica delle identità utenti anche per connessioni chat e audio
Funzionalità soppressione rumori (modalità Talk)
Board per condivisione disegni e word processor
Notifiche sms
Test delle apparecchiature utente
Possibilità di sessioni di autoformazione per mediatori


CONCILIA meet LIGHT: E' disponibile anche la versione CONCILIA meet LIGHT, con costi ridotti, per organismi che hanno poche ore annuali di incontri di mediazione on line, o che vogliono partire gradualmente con gli investimenti.
 
In caso di problemi tecnici come posso fare?
Consulta le FAQ e se non trovi la tua risposta invia una email a: assistenza@conciliaonline.net
La risposta in genere è entro la giornata, al massimo entro il giorno lavorativo successivo alla richiesta.
 
Quali sono le differenze tra CONCILIA meet e CONCILIA meet LIGHT ?
- La versione LIGHT è personalizzata solo con il logo dell'organismo mentre la versione ESTESA viene personalizzata anche nella grafica, nei testi, e nei banner sulla destra.

- La versione LIGHT consente 3 persone in contemporanea nella stanza. La versione estesa ha la possibilità di 4 persone, e all'occorrenza anche 5 o 6.

- La versione LIGHT viene rilasciata senza modalità TALK, che è una modalità diversa per gestire l'audio che alcune volte puo' essere utile, se in presenza ai utenti con audio rumoroso.

- La versione LIGHT consente solo alla segreteria di aggiornare o rinviare l'incontro virtuale, mentre la versione estesa consente anche al conciliatore di rinviare l'incontro o aggiornarlo.

Si possono avere comunque anche soluzioni intermedie.
 
Come mai non si riesce a scaricare un documento pur presente nell'armadietto della stanza virtuale
I documenti depositati nella stanza virtuale devono avere nomi dei file compatibili con i comuni file system, quindi non devono avere caratteri strani (esempio apici, gradi, etc). In questo caso il file risulta non scaricabile da chi prova a scaricarlo, con il relativo messaggio di documento non scaricabile. E' compito di chi carica il file verificare che lo stesso sia anche scaricabile, provando a scarircarlo subito dopo averlo caricato, altrimenti deve caricare quello con il nome del file corretto.
 
A cosa serve la modalità T (Talk)
La modalità Talk, attivabile da parte del Conciliatore con il comando (T) in alto a destra nella stanza, riduce i disturbi degli eco e di rumori fastidiosi che possono venire da parte di microfoni di utenti che non stanno parlando, in quanto l'utente che vuole parlare deve tener premuto il proprio tasto Talk (in basso a destra) per abilitare il proprio microfono, quando la modalità Talk è attiva.

E' una modalità da utilizzare con attenzione in quanto, quando tale modalità è attiva, chi parla deve ricordarsi di tenere premuto il prorio tasto Talk.

Se il Conciliatore vuole comunque configurare la stanza in modalità Talk può farlo abilitando il comando (T) in alto a destra. Da quel momento in poi i microfoni funzioneranno se gli utenti premono (ciascuno il suo) il proprio tasto Talk in basso a destra nella stanza.

AVVERTENZA: Per evitare possibili disallineamenti degli utenti, e quindi l'audio non funzioni correttamente in quanto gli utenti sono disallineati, è opportuno che la modalità Talk (tasto T) venga attivata o disattivata quando tutti gli utenti sono dentro la stanza. Alltrimenti, se si ha il dubbio di averla attivata o disattivata prima che qualcuno facesse accesso (anche per prova), è necessario:
- disattivare la modalità T (renderla barrata),
- uscire tutti dalla stanza (conciliatore compreso)
- rientrare tutti nella stanza (conciliatore compreso)
- ed eventualmente dopo riattivare la modalità T.
 
A cosa serve la modalità B (Board)
La funzionalità Board (B) permetterebbe la condivisione e la redazione congiunta di testi.
 
Quali sono gli altri comandi per il Conciliatore
Il conciliatore ha a disposizione i seguenti comandi, in alto a destra nella stanza.

Pulizia Chat: per cancellare la chat

Reset contatori: per resettare le durate e il numero delle sessioni private di tutti i partecipanti
 
Si possono svolgere le sessioni private ?
E' possibile fare sessioni private. Il Conciliatore può disattivare la trasmissione e la ricezione della parte che vuole far uscire momentaneamente dalla stanza virtuale.

L'esclusione del partecipante si ottiene cliccando su entrambe le 2 icone di trasmissione e ricezione in basso sul box del partecipante da escludere.

In quell'istante parte anche il contatore delle sessioni private.

Tutto quello che viene visto, detto, scritto in chat nella stanza virtuale non arriva all'utente che è stato disattivato sia in trasmissione che in ricezione.

L'utente escluso può solo richiedere parola per rifarsi ammettere nella stanza dal conciliatore.
 
Come avviene il deposito dei documenti nell'armadietto documenti della stanza virtuale?
Il deposito dei documenti nella stanza virtuale avviene attraverso il comando "Nuovo documento", presente nella sezione Documenti. L'insieme dei documenti depositati costituisce un vero e proprio armadietto documenti.

Per il Conciliatore: all'atto del deposito di un nuovo documento puo' scegliere se il documento depositato è accessibile solo a lui, oppure se è accessibile anche alle parti (opzione anche controparte).

Per le Parti: all'atto del deposito di un nuovo documento la Parte (o il suo Rappresentante) non puo' rendere accessibile il documento direttamente alla Controportare, ma il documento viene reso accessibile solo al Conciliatore. La Parte può comunque, al momento del deposito del documento, dare l'autorizzazione al Conciliatore (se lo desidera) per mettere a disposizione il documento anche alla controparte.

Per il Conciliatore: se un documento depositato da una Parte è stato depositato con l'autorizzazione alla messa a disposizione alla Controparte, il Conciliatore sul documento ha anche il comando per modificare la visibilità e renderlo accessibile anche alla controparte.

Se il deposito dei documenti avviene quando gli utenti sono nella stanza virtuale, e se gli stessi non hanno tolto i suoni di sistema (check box mute), vengono avvisati con un suono della presenza di un nuovo documento depositato e a loro accessibile.

Attenzione: I documenti depositati nella stanza virtuale devono avere nomi dei file compatibili con i comuni file system, quindi non devono avere caratteri strani (esempio apici, gradi, etc). In questo caso il file risulta non scaricabile da chi prova a scaricarlo, con il relativo messaggio di documento non scaricabile. E' compito di chi carica il file verificare che lo stesso sia anche scaricabile, provando a scarircarlo subito dopo averlo caricato, altrimenti deve caricare quello con il nome del file corretto.

Mentre la stanza virtuale è disponibile solo nelle date e negli orari prefissati, l'armadietto documenti, con i documenti depositati, rimane accessibile fino a 8 giorni successivi la data dell'incontro. L'accesso all'armadietto dei documenti è accessibile dal link "Documenti" nella pagina di anteprima di accesso alla stanza.
 
Come si effettua il monitoraggio della qualità della banda di connessione degli utenti?

Controllare sempre la propria finestra di segnalazione del proprio consumo banda e ritardo dal server (latency).

Il segnalatore di colore verde significa connessione ottimale.

Il segnalatore di colore giallo significa connessione con un po' di ritardo (potrebbe essere dovuto ad un rallentamento momentaneo di internet)

Il segnalatore di colore rosso significa connessione molto critica (potrebbe essere opportuno sospendere l'incontro)

E' sufficiente che un singolo utente abbia una connessione poco performante per rendere difficoltoso tutto l'incontro.

Ciascun utente può monitorare la propria banda di connessione. Mentre il Conciliatore, oltre che monitorare la propria, può anche monitorare, se vuole la qualità degli altri utenti nella stanza.
 
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